Quand le ciel nous tombe sur la tête : événementiel vs météo

Notre métier en tant qu'agence événementielle est de faire en sorte que chaque événement que nous organisons se déroule « comme sur des roulettes » et sans accros, et ce grâce à une préparation en amont millimétrée. Mais bien évidemment, il y a toujours des surprises et nous sommes régulièrement confrontés à des aléas et imprévus de dernière minute que nous devons gérer avec le sourire… sans que les participants ne s'en rendent compte. Au fil des projets, l’expérience s’accumulant, j’ai pour ma part appris à anticiper beaucoup de situations et à réagir avec sang-froid dans l'urgence. Mais il reste un point central que personne ne maitrise : la météo !!

A part prier le Dieu Météo et croire en sa bonne étoile (ce qui heureusement foctionne la plupart du temps), difficile d’anticiper certaines situations météo burlesques. Voici quelques anecdotes vécues :

• Lors d’un team-building à vélo en Bretagne (vous me direz, vu le lieu, je l’ai cherché) : Départ à 14h sous un magnifique soleil. 20 minutes plus tard, des trombes d’eau comme j’en ai rarement vu… et les 40 participants qui reviennent trempés jusqu’aux os et plein de boue. Résultat : un aller-retour express au supermarché pour acheter des serviettes et tee-shirt secs, et un pique-nique prévu en plein air téléporté dans un boulodrome couvert à proximité.
• Lors d’un lancement produit "chocolat" qui se déroulait sous une tente de 500m2 un mois de juin : nous avions tout prévu pour climatiser la tente et prévenir de la chaleur qui ferait fondre les chocolats à mettre en valeur. Mais au final il a fait 12° dehors avec beaucoup de vent : la climatisation réversible a du être doublée au dernier moment pour dépasser les 18° sous tente, et le lest retenant la tente n'a pas bougé !
• Et dernier en date par ces temps de grand froid : Une soirée regroupant 250 infirmières dans une salle de réception avec des toilettes HS car les tuyaux d’eau étaient gelées (par -15°). Gloups ! Heureusement, les cafés riverains ont été compréhensifs quand nous sommes allés les voir avec un grand sourire pour demander si nos invitées pouvaient profiter de leurs sanitaires pendant la soirée !

Avec le recul, on en sourit aujourd’hui, aussi bien côté « agence » que chez nos clients concernés. Car ce que j’en tire comme leçon, c’est que le plus important dans ces situations est de faire preuve de réactivité. Un client pourra difficilement nous reprocher un caprice de la météo, dans la mesure où en parallèle nous avons su anticiper et mettre en place des solutions alternatives pour palier cette malchance. Donc à moins que je réussisse à trouver un jour le numéro de téléphone du Dieu Météo (avis à la population), je me borne toujours à suivre les quelques principes suivants :

1. Anticiper un plan B en amont (surtout si l'événement se déroule en extérieur)
2. Etre réactif et imaginatif en cas d'aléa météo le jour J
3. Garder son sang-froid et son sourire en toute occasion 

Et vous ? Des anecdotes météo ? Tout professionnel de l’événementiel a toujours une petite histoire à raconter… C’est ce qui rend notre métier si palpitant, non ?